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Políticas integradas de seguridad y medio ambiente
Prevención y Medio Ambiente
Manual del Sistema de Gestión Integrado Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente

En el mes de agosto del año 2009, Ultraport Ltda. Recibe la Certificación de la norma Medio ambiental ISO 14.001:2004. Paralelamente se recibió el certificado que renueva y actualiza la Norma OHSAS 18.001:2007, la cual se encontraba certificada desde el año 2006 con la versión 18.001:1999.

ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007, tienen características muy similares, aunque diferenciándose en su propósito, la primera se refiere al cuidado Ambiental y la segunda a la Seguridad y Salud Ocupacional. Sin embargo, estos Sistemas de Gestión, al ser estructuralmente similares entre sí, actualmente conforman el Sistema de Gestión Integrado de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente (S.G.I.).

A continuación se hace una descripción general del Sistema de Gestión Integrado que tiene implementado y certificado Ultraport Ltda., en función de los requisitos que establecen ambas normas.

4.1 Requerimientos Generales.

Ultraport, el año 2006 implementó y certificó un Sistema de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional (SGSSO), que posteriormente se integró con un Sistema de Gestión Ambiental (SGA) implementado y certificado el año 2009, como una herramienta de gestión para prevenir y evitar la ocurrencia de incidentes y daños ambientales, actualizado a la última versión aplicable.

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4.2 Política S.G.I de SSO y MA.

La Política de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente, emitida por la Gerencia General de Ultraport, establece directrices para: prevenir incidentes que provoquen lesiones o contaminación, mejorar continuamente y cumplir con la Ley, además de los compromisos, comunicación del sistema de gestión y asignación de recursos para su mantenimiento.
Este documento está a disposición a las partes interesadas interna y externa, mediante publicaciones (cuadros), disponible en página Web, entrenamiento (capacitación) y dípticos.

4.3.1 Identificación de Peligros, Evaluación de Riesgos y Aspectos Ambientales.

Para dar cumplimiento a la política del S.G.I de SSO y MA., se identifican todos los procesos dentro de cada área de trabajo como también las actividades que contiene cada proceso.
Hecho lo anterior se identifican, dentro de cada actividad, todos los peligros y aspectos ambientales asociados.

Posteriormente, se determinan los Riesgos asociados a los peligros y se evalúa la probabilidad de ocurrencia (probabilidad x severidad), para luego definir la aceptabilidad o no aceptabilidad y así establecer las medidas de control necesarias, con el objeto de poder desarrollar cada actividad en forma segura. Para el caso de los Aspectos Ambientales se evalúa, probabilidad, extensión, duración y severidad del impacto ambiental, para luego evaluar la significancia de éste y así establecer las medidas de control pertinentes para que, en su posterior reevaluación, el Impacto Ambiental no sea significativo.

Se establecen los grupos de trabajo SGI, integrados por representantes de las diversas áreas de la sucursal (coordinadores, jefes, supervisores, etc.) y se asegura una descentralización y participación de todos los actores que deben intervenir en el proceso de identificación de peligros, evaluación de riesgos, aspectos e impactos ambientales.

4.3.2 Requisitos Legales y otros Requisitos / 4.5.2 Evaluación del Cumplimiento Legal

La identificación de legislación Ambiental y de SSO aplicable, se realiza por medio de un contrato con una consultora especializada en el tema Ambiental y de SSO quien permanentemente identifica y actualiza la nueva normativa y legislación tanto de carácter ambiental como de SSO aplicable en Ultraport Ltda. (cuyas fuentes pueden ser: contratos con mandantes y/o clientes, requisitos de la Autoridad Marítima, SAG, Servicio de Salud, Municipalidad, Aduana, empresas relacionadas, Ministerio del Medio Ambiente, Organismo Administrador del Seguro, Diario Oficial u otras fuentes) e informa sobre la legislación y la forma de aplicación de los requisitos identificados.

Ultraport Ltda. comunica a la organización, a través de las jefaturas zonales, los requisitos legales y otros requisitos de Ambiente y SSO mediante los medios de comunicación actualmente disponibles (mail, SGI).   La consultora envía, a la organización, correos al equipo SGI nacional y Jefaturas Zonales en el momento que se promulga un Requisito Legal y mensualmente se emite el informe en donde se especifica toda la evolución que ha tenido la legislación en un mes en temas de SSO y MA.

4.3.3 Objetivos, Metas y Programa.

Los Objetivos, Metas y Programas de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente se revisan, definen y aprueban en las Revisiones de Gerencia, en base a los compromisos establecidos en la Política de la empresa.
De lo anterior, se establecen programas de gestión específicos para cada sucursal, enfocados en asegurar el control efectivo de los riesgos no aceptables y los aspectos ambientales significativos.

4.4.1 Recursos, Funciones, Responsabilidad y Autoridad.

La estructura organizacional se define en el organigrama de Ultraport Administración Nacional y posteriormente en cada Sucursal conforme a las necesidades de cada una de ellas.

Está definido y designado por la Gerencia General de Ultraport., un Representante de Gerencia, quien debe velar  por el fiel cumplimento y efectividad del Sistema de Gestión Integrado, como también presupuestar la asignación de recursos para mantener y mejorar continuamente dicho sistema. La responsabilidad del Representante de Gerencia es asignada al Sub-Gerente de Prevención de Riesgos y Medio Ambiente de Ultraport Ltda.

Cada Sucursal debe nombrar a un Coordinador local para mantener la comunicación en materias de SGI entre la Sucursal y Administración Nacional.
La responsabilidad superior en el Sistema de Gestión en Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente recae sobre el Gerente General de Ultraport Ltda. y no es delegable.

Los roles, responsabilidades, autoridad y rendición de cuentas de los cargos que tienen mayor relación con Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente están señaladas de acuerdo a lo establecido en el documento “Responsabilidades del Sistema de Gestión Integrado Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente”.

4.4.2 Competencia, Formación y Toma de Conciencia.

La efectividad del Sistema de Gestión Integrado se basa en las Competencias, Capacitación, Entrenamiento y Concientización de todos los trabajadores de la empresa; además se realizan actividades de acuerdo a procedimientos establecidos orientados principalmente a entregar conocimientos sobre el SGSSO y MA, para así prevenir y evitar la ocurrencia de incidentes y daños ambientales de cualquier naturaleza.

4.4.3 Comunicación, Participación y Consulta.

La empresa mantiene procedimientos para sus Comunicaciones Internas, Externas y fomenta la participación y consulta con el propósito de recibir, documentar y responder a las partes interesadas en materia de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente, incluidas las empresas colaboradoras que forman parte de sus procesos esenciales y otras partes interesadas externas.
La organización no comunica sus aspectos ambientales significativos a las partes interesadas externas (comunidad).
Se han creado los grupos de trabajo SGI en cada sucursal para asegurar la participación de todas las áreas en el proceso de identificación de peligros, evaluación de riesgos e identificación/evaluación de aspectos e impactos ambientales.

4.4.4 Documentación.

La Documentación del Sistema de Gestión Integrado Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente está descrita en este documento llamado Manual del Sistema de Gestión Integrado - Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente, el cual comprende una descripción general de la forma que opera el SGI en Ultraport Ltda.

Se ha definido un documento de control local llamado Relación de la Documentación SGI, el cual tiene por objeto estructurar y ordenar la documentación del SGI local de la sucursal para un control efectivo de estos.

4.4.5 Control de Documentos y datos.

La empresa mantiene un procedimiento para aprobar, revisar, actualizar y controlar los cambios que puedan tener los documentos en el sistema.
Los documentos externos que Ultraport ha determinado necesarios para la planificación y operación del SGI, se encuentran identificados dentro del sistema computacional en línea, en carpeta “Documentos Externos”,  para cada sucursal.

La empresa ha determinado que la documentación mínima que se debe asegurar en los puntos de uso son las planillas identificación de peligros, planillas ambientales, procedimientos seguros de trabajo, procedimientos ambientales (separados o integrados según tipo de actividad) y hoja de datos de seguridad de productos según correspondan.

Se ha definido un documento “Listado General distribución de documentos”, para controlar y asegurar que toda la documentación que se mantiene en terreno correspondan a las versiones vigentes/pertinentes que tiene el SGI.

4.4.6 Control Operacional.

Los procesos del SGI, se controlan mediante procedimientos documentados donde sea apropiado y donde su ausencia pueda conducir a incidentes o impactos ambientales significativos que afecten o puedan afectar su Política y Objetivos.

4.4.7 Preparación y Respuesta ante Emergencia.

Se han establecido para cada sucursal, planes de emergencia específicos, que deben ser practicados periódicamente, con el fin actualizarlos, con los trabajadores entrenados para tales situaciones y manteniendo los respectivos registros o reportes ya sea por un simulacro o emergencia real que haya acontecido.

Estos planes, cuando nuestras operaciones se desarrollen en las instalaciones de nuestros clientes, deben contener como mínimo todos los procedimientos de emergencia y programas establecidos por ellos para sus instalaciones.

Por cada emergencia o evento real se identifican en los registros todas las oportunidades de mejoras, incluyendo tiempos de respuestas, elementos utilizados para atender el tipo de emergencia, eficacia de las medidas propuestas, también se identifican nuevos aspectos ambientales que se pudieran haber generado durante la emergencia, entre otros, y dichas acciones de mejoras (resultados), son presentadas, analizadas y monitoreadas en los comités estratégicos de operaciones de cada sucursal.

Las emergencias de carácter natural (terremoto, tsunami, etc.) se tratan según la realidad de cada sucursal siendo innecesario identificarlas/evaluarlas en las planillas ambientales o de seguridad, debido a que se gestionan directamente en los planes de emergencia, según corresponda.

4.5.1 Medición y Monitoreo del Desempeño.

El desempeño del SGI SSO y MA se monitorea periódicamente, verificando el grado de cumplimiento de los Objetivos, programa,  aspectos e impactos ambientales significativos y Controles Operacionales, utilizando como herramienta: Inspecciones; Revisiones y Auditorías Internas; cuadros de control de indicadores; cuantificación de aspectos ambientales significativos y riesgos no aceptables; monitoreo de las acciones definidas en las caminatas de seguridad y medio ambiente; entre otros.

4.5.3 Investigación de Incidentes, No Conformidades, Acciones Correctivas y Preventivas.

Todos los Incidentes y NC,  son reportados e investigados, y sus acciones correctivas y/o preventivas quedaran indicadas en el “Informe de Investigación de Incidentes”.

Tanto a las No Conformidades (OHSAS - ISO) como a los Incidentes, se les aplican acciones inmediatas para mitigar el daño o posible daño causado.
Mediante la utilización del “Mapa de Causa Raíz” y la “Metodología de los 5 porqué” se determinan las causas que determinaron el evento para planificar las acciones correctivas o preventivas que  deban realizarse.

Para verificar la efectividad de las acciones correctivas, se sigue un procedimiento que asegura un seguimiento de las acciones tomadas y plazos establecidos.

Las Observaciones, Recomendaciones, Incidentes Ambientales, Multas, Infracciones o Partes cursados por Autoridades u organismos fiscalizadores como la Mutual o alguna de las empresas a las que Ultraport Ltda. presta servicios, se ingresarán al SGI como una No Conformidad, debiendo seguir su tratamiento normal.

4.5.4 Control de Registros.

Los registros son identificados de acuerdo al procedimiento u otros documentos que los originan, o sí es propio de una sucursal en particular, estos son identificados, almacenados, protegidos, recuperados, con tiempos de retención establecidos, trazables y legibles.

4.5.5 Auditoría Interna.

Las auditorías Internas del SGI se realizan periódicamente por auditores calificados y según lo estipulado en el Procedimiento de Auditorías Internas.

Como resultado de la auditoria, se elabora un informe de auditoría el cual contiene las no conformidades levantadas durante el proceso y las oportunidades de mejoras u observaciones.

Para hacer más eficiente y efectivo el proceso de Auditoría Interna, Ultraport Ltda. ha determinado que estas deben ser cruzadas entre las sucursales. Las personas que realicen estas auditorías, necesariamente deben haberse preparado en los cursos como de auditores internos.

4.6 Revisión de Gerencia.

La Gerencia General se mantiene informada del desempeño del SG SSO y MA en forma permanente, para asegurar que este continúe siendo efectivo como herramienta para la gestión.

Las instancias que se generan para monitorear el desempeño del sistema de gestión integrado son las siguientes:
  • Comités Estratégico de operaciones SSO y MA: reunión periódica (mensual) que se ejecuta de manera local en cada sucursal y tiene como base los elementos de entrada que especifica la clausula 4.6 de las normas ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007.
  • Comités Estratégico Central SSO y MA: reunión periódica (mensual) que se ejecuta en Ultraport Adm. Nacional que presenta los resultados a nivel nacional del desempeño SGI, también recoge los principales input o análisis que se ejecutan en los comités estratégicos de operaciones SSO y MA de las sucursales.

Revisión 13.
09 de Mayo 2012.

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