Manual del Sistema de Gestión Integrado Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente
En el mes de agosto del año 2009, Ultraport Ltda. Recibe la Certificación de la norma Medio ambiental ISO 14.001:2004. Paralelamente se recibió el certificado que renueva y actualiza la Norma OHSAS 18.001:2007, la cual se encontraba certificada desde el año 2006 con la versión 18.001:1999.
ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007, tienen características muy similares, aunque diferenciándose en su propósito, la primera se refiere al cuidado Ambiental y la segunda a la Seguridad y Salud Ocupacional. Sin embargo, estos Sistemas de Gestión, al ser estructuralmente similares entre sí, actualmente conforman el Sistema de Gestión Integrado de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente (S.G.I.).
A continuación se hace una descripción general del Sistema de Gestión Integrado que tiene implementado y certificado Ultraport Ltda., en función de los requisitos que establecen ambas normas.
4.1 Requerimientos Generales.
Ultraport durante los años 2005 y 2009 ha implementado y certificado un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional y a partir del 2007 se incluyó la implementación del tema Ambiental, para trabajar con un Sistema Integrado de Gestión de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente, con el fin de evitar la ocurrencia de incidentes, y el daño ambiental que puedan presentarse en cualquier sucursal de la empresa, actualizado a la última versión aplicable.
4.2 Política S.G.I de SSO y MA.
El Sistema de Gestión tiene su base en la Política de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente emitida por el Gerente General, que establece directrices sobre compromiso, mejoramiento continuo, control sistemático, cumplimiento de requisitos legales, asignación de recursos y comunicación del sistema de gestión. Este documento está a disposición a las partes interesadas interna y externa, mediante publicaciones (cuadros), disponible en página Web, entrenamiento (capacitación) y dípticos.
4.3.1 Identificación de Peligros, Evaluación de Riesgos y Aspectos Ambientales.
Para controlar los riesgos e impactos ambientales se identifican los procesos operativos y administrativos de nuestra actividad de estiba y desestiba. A continuación se identifican las actividades que forman parte de los procesos, luego los peligros y aspectos ambientales asociados a ellas, los cuales son evaluados determinándose Riesgos No Aceptables, Riesgos Residuales y Riesgos Aceptable, como también Aspectos Ambientales Significativos y No Significativos para la organización.
Identificados los Riesgos No Aceptables, Residuales e Impactos Ambientales significativos, se les aplican Medidas de Control con el fin de reducir su nivel de riesgo. Finalmente se monitorea la efectividad de las medidas de control mediante procedimientos y programas documentados, de las cuales se mantienen registros.
4.3.2 Requisitos Legales y otros Requisitos / 4.5.2 Evaluación del Cumplimiento Legal
Mediante la revisión de información pública, se elabora y mantiene el listado de los requisitos legales de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente, aplicables a las operaciones de Ultraport Ltda. El listado corporativo y local es actualizado anualmente por el coordinador nacional y local OHSAS / ISO según corresponda. Las actualizaciones son difundidas a los niveles responsables de la organización.
Una vez identificado los requisitos legales aplicables correspondientes a Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente, se elabora un programa y se evalúa cada 6 meses el grado de cumplimiento de dichos cuerpos legales.
4.3.3 Objetivos, Metas y Programa.
Los Objetivos de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente se definen en la revisión de gerencia en base a los compromisos establecidos en la Política y estos son establecidos, revisados y aprobados por la Gerencia General. En tanto a los Administradores de las sucursales son responsables de su cumplimiento para alcanzar dichos objetivos.
4.4.1 Recursos, Funciones, Responsabilidad y Autoridad.
La estructura organizacional, está señalada en el organigrama de Adm.Nac y de cada sucursal de Ultraport Ltda, incluidos los roles, responsabilidades, autoridad y rendición de cuentas de los cargos que tienen mayor relación con Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente, esta se encuentra documentada de acuerdo a lo establecido en el documento Responsabilidades del Sistema de Gestión Integrado Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente.
La Gerencia General ha designado a un Representante de la Gerencia para velar por el fiel cumplimiento y efectividad del Sistema de Gestión Integrado, así como se asegura de asignar recursos para establecer, implementar, mantener y mejorar continuamente dicho sistema de gestión. En cada sucursal se ha designado un Coordinador local que mantiene la comunicación en materias de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente entre esta Sucursal y Administración Nacional.
La responsabilidad superior en el Sistema de Gestión en Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente recae sobre el Gerente General de Ultraport Ltda y no es delegable.
4.4.2 Competencia, Formación y Toma de Conciencia.
La efectividad del Sistema de Gestión Integrado se basa en las Competencias, Entrenamiento y concientización del personal de la empresa, actividades que se realizan de acuerdo a procedimiento establecidos, orientándose principalmente a entregar conocimientos sobre el SG SSO y MA, para evitar la ocurrencia de incidentes de cualquier naturaleza, así como la prevención de la Contaminación.
4.4.3 Comunicación, Participación y Consulta.
La empresa mantiene procedimientos para sus Comunicaciones Internas, Externas y fomenta la participación y consulta con el propósito de recibir, documentar y responder a las partes interesadas en materia de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente, incluidos las empresas colaboradoras que forman parte de sus procesos esenciales y otras partes interesadas externas.
La Documentación del Sistema de Gestión Integrado Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente está descrita en el documento llamado “Manual del Sistema de Gestión Integrado Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente”, el cual comprende la política, los objetivos, procedimientos, documentos, registros, electrónicos o en copia dura que controlan las actividades relativas a SSO y MA.
4.4.5 Control de Documentos y datos.
La empresa mantiene procedimiento para aprobar, revisar, actualizar y controlar los cambios que puedan tener los documentos en el sistema.
Los documentos de origen externos que Ultraport Ltda. ha determinado que son necesarios para la planificación y operación del SGI, se encuentran identificados dentro del sistema computacional y se adoptan bajo el formato Ultraport.
4.4.6 Control Operacional.
Los procesos del SG SSO y MA se controlan mediante procedimientos documentados donde sea apropiado y donde su ausencia pueda conducir a incidentes o impactos ambientales significativos que afecten o puedan afectar su Política y Objetivos.
4.4.7 Preparación y Respuesta ante Emergencia.
Se han establecido planes de emergencia específicos para las diferentes sucursales. Estas, operativamente se rigen por los procedimientos de emergencia que disponen los terminales portuarios y los propios de Ultraport Ltda. Estos planes son ensayados periódicamente.
4.5.1 Medición y Monitoreo del Desempeño.
El desempeño del SG SSO y MA se monitorea periódicamente, verificando el grado de cumplimiento del Objetivo, de las metas, el programa, los peligros y riesgos No aceptables, los aspectos e impactos ambientales significativos y los Controles Operacionales, utilizando como herramienta, las Inspecciones, Revisiones (monitoreos en línea) y Auditorias.
4.5.3 Investigación de Incidentes, No Conformidades, Acciones Correctivas y Preventivas.
Los Incidentes son reportados, investigados y sus resultados quedan indicados en el Informe de investigación de Incidentes.
Tanto las No conformidades (OHSAS ISO) como los Incidentes, tienen un tratamiento similar, en cuanto a que en todas ellas se deben tomar acciones inmediatas para mitigar la lesión o posible daño ambiental causado. Posteriormente, se determinan las causas que originó el evento, para implementar acciones de control efectivas, eliminando la probabilidad que el evento vuelva ocurrir.
4.5.4 Control de Registros.
Los registros son identificados de acuerdo al procedimiento u otros documentos que los originan o si es propio de una sucursal en particular, estos son identificados, almacenados, protegidos, recuperables, con tiempos de retención establecidos, trazables y legibles.
Las auditorías Internas del SG SSO y MA se realizan periódicamente por auditores calificados y según lo estipulado en el Procedimiento de Auditorías Internas.
Para hacer más eficiente y efectivo el proceso de Auditoría Interna, Ultraport Ltda. ha determinado que estas deben ser entre sucursales.
4.6 Revisión de Gerencia.
La Gerencia General se mantiene informada mediante las revisiones de gerencia que se efectúan a lo menos 2 veces al año, para medir el desempeño del SG SSO y MA, y asegurar que este continúe siendo efectivo como herramienta para la gestión.
Revisión 9.
26 de Enero 2010.
